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Template WhatsApp: 22 esempi pronti da copiare, per categoria

Scrivere un buon messaggio WhatsApp aziendale è più difficile di quanto sembri: poche righe, un obiettivo chiaro e — se lavori sull’API di WhatsApp Business — l’approvazione di Meta da superare. Per questo abbiamo raccolto 22 template già scritti, divisi per categoria: sostituisci i campi tra parentesi quadre con i tuoi dati e inviali in approvazione.

Cos’è un template WhatsApp (e quando serve)

Un template — o «modello di messaggio» — è un testo pre-approvato da Meta che un’azienda può inviare tramite la WhatsApp Business Platform, cioè l’API ufficiale. Serve in un caso preciso: quando vuoi scrivere tu per primo a un cliente, oppure quando sono passate più di 24 ore dal suo ultimo messaggio. Dentro quella finestra di 24 ore puoi rispondere liberamente; fuori, puoi usare solo template approvati.

Ogni template ha un nome, una categoria e può contenere variabili: segnaposto sostituiti all’invio con dati reali, come il nome del cliente o l’orario dell’appuntamento. Negli esempi le variabili sono tra parentesi quadre, tipo [nome]; nell’editor di Meta diventeranno segnaposto numerati.

Le categorie previste da Meta sono tre: marketing (promozioni, novità, win-back), utility (conferme, promemoria, aggiornamenti su ordini) e authentication (codici di verifica). La categoria conta davvero: influisce sul costo della conversazione, e un template marketing «travestito» da utility viene riclassificato o rifiutato.

Come usare questi esempi in 4 passi

• 1. Scegli l’esempio più vicino al tuo obiettivo e adattalo al tono della tua attività: cambia ciò che serve, ma mantieni la struttura — aggancio, contenuto, invito all’azione.
• 2. Sostituisci i campi tra parentesi quadre con le variabili, fornendo valori di esempio realistici: Meta li valuta in fase di approvazione.
• 3. Invia il template in approvazione: gli eventuali rifiuti riportano sempre la motivazione, così puoi correggere e ripresentare.
• 4. Testa su un piccolo gruppo prima dell’invio massivo: osserva risposte, blocchi e disiscrizioni, poi allarga la platea.

Template promozionali (esempi 1-6)

Sono i template che generano vendite, ma anche i più delicati: troppa pressione e il cliente blocca il numero. Regola d’oro: un’offerta reale, una scadenza chiara, un’uscita facile.

• 1. Offerta a tempo — «Ciao [nome]! Solo fino a domenica: -20% su tutti i [categoria]. Passa in negozio o ordina rispondendo a questo messaggio. Per non ricevere più offerte scrivi STOP.»
• 2. Nuova collezione — «[nome], è arrivata la collezione [stagione]! Vuoi vederla in anteprima? Rispondi SÌ e ti mando foto e prezzi prima di tutti.»
• 3. Compleanno — «Tanti auguri [nome]! 🎂 Per il tuo compleanno ti abbiamo riservato uno sconto del [valore], valido 7 giorni. Mostra questo messaggio in cassa o usa il codice [codice] online.»
• 4. Evento in negozio — «[nome], giovedì [data] alle [ora] presentiamo [novità] con un piccolo rinfresco. I posti sono limitati: rispondi PARTECIPO per riservare il tuo.»
• 5. Riassortimento — «Buone notizie [nome]: [prodotto] è di nuovo disponibile. Ne abbiamo pochi pezzi: vuoi che te ne mettiamo uno da parte?»
• 6. Programma fedeltà — «[nome], hai raggiunto [numero] punti! Puoi convertirli in [premio] entro fine mese. Rispondi PREMIO e ci pensiamo noi.»

Template promemoria appuntamenti (esempi 7-11)

Sono i template più apprezzati dai clienti e con il ritorno più immediato: ogni conferma è un buco in agenda evitato.

• 7. Promemoria 24 ore prima — «Ciao [nome], ti ricordiamo l’appuntamento di domani [data] alle [ora] presso [attività]. Rispondi 1 per confermare, 2 per spostarlo. A presto!»
• 8. Promemoria stesso giorno — «[nome], ci vediamo oggi alle [ora]! Se sei in ritardo o hai un imprevisto, rispondi a questo messaggio e troviamo una soluzione.»
• 9. Conferma prenotazione — «Prenotazione confermata ✅ [servizio] il [data] alle [ora] con [operatore]. Ti aspettiamo in [indirizzo]. Per qualsiasi modifica rispondi qui.»
• 10. Richiamo periodico — «Ciao [nome], è passato un po’ dall’ultimo [servizio]: vuoi prenotare il prossimo? Rispondi con il giorno che preferisci e ti proponiamo gli orari liberi.»
• 11. Scadenza in arrivo — «[nome], il tuo [abbonamento/documento] scade il [data]. Per rinnovarlo bastano due minuti: rispondi RINNOVO e ti mandiamo tutto.»

Template transazionali / utility (esempi 12-17)

Sono i messaggi più letti e meno invasivi, perché il cliente li aspetta. Vanno dritti al punto, senza promozioni: altrimenti Meta li riclassifica come marketing.

• 12. Conferma ordine — «Grazie [nome]! Abbiamo ricevuto il tuo ordine [numero] di [importo]. Ti avviseremo appena viene spedito.»
• 13. Spedizione — «Il tuo ordine [numero] è in viaggio 🚚 Puoi seguirlo qui: [link]. Consegna prevista: [data].»
• 14. Pronto per il ritiro — «[nome], il tuo ordine è pronto! Puoi ritirarlo in negozio da oggi, negli orari [orari]. A dopo!»
• 15. Documento disponibile — «Ciao [nome], la tua [fattura/ricevuta] di [mese] è pronta. La trovi in allegato oppure nell’area clienti: [link].»
• 16. Aggiornamento assistenza — «[nome], la tua richiesta [numero] è stata aggiornata: [stato]. Rispondi a questo messaggio se hai bisogno di altro.»
• 17. Promemoria pagamento — «Ciao [nome], ti ricordiamo la fattura [numero] in scadenza il [data]. Se hai già provveduto, ignora questo messaggio. Per qualsiasi dubbio siamo qui.»

Template win-back per clienti inattivi (esempi 18-22)

Recuperare un cliente che già ti conosce costa molto meno che trovarne uno nuovo. Il tono giusto: nessun rimprovero, un motivo concreto per tornare.

• 18. Ci manchi — «Ciao [nome], è da un po’ che non ci vediamo! Nel frattempo è cambiato qualcosa: [novità]. Se ti va di dare un’occhiata, ti aspettiamo.»
• 19. Incentivo al ritorno — «[nome], per rivederti ti abbiamo riservato [offerta], valida fino al [data]. Nessun impegno: se non fa per te, ignora pure questo messaggio.»
• 20. Carrello abbandonato — «Hai lasciato [prodotto] nel carrello 👀 È ancora disponibile: completa l’ordine da qui [link]. Se qualcosa ti ha bloccato, rispondi e ti aiutiamo.»
• 21. Richiesta di feedback — «Ciao [nome], non vogliamo disturbarti: ci piacerebbe solo capire come mai non ti vediamo più. Va tutto bene? Qualsiasi risposta ci aiuta a migliorare.»
• 22. Ultimo messaggio — «[nome], questo è l’ultimo promemoria che ti inviamo: se non rispondi, non riceverai più nostre comunicazioni. Se vuoi restare aggiornato, rispondi RESTO.»

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Best practice per template approvati (e letti)

• Categoria onesta: se c’è un’offerta, è marketing. Le riclassificazioni di Meta sono automatiche e contestarle fa solo perdere tempo.
• Niente URL abbreviati generici (bit.ly e simili): usa il tuo dominio, aumenta la fiducia e riduce i rifiuti in approvazione.
• Sempre un’uscita: la possibilità di disiscriversi — per esempio «scrivi STOP» — è attesa nei messaggi marketing, e comunque è buona educazione.
• Una sola chiamata all’azione per messaggio: due richieste insieme equivalgono a nessuna risposta.
• Personalizza oltre il nome: ultimo acquisto, servizio preferito, sede abituale. Un modello può comunque essere su misura.
• Misura le risposte, non solo le consegne: un template che genera blocchi o disiscrizioni va riscritto, non re-inviato.