Blog / Assistenza clienti

Come creare un messaggio di assenza su WhatsApp Business

Un cliente che scrive alle dieci di sera e non riceve alcun segnale fino al mattino dopo si sente ignorato, anche se la tua attività è semplicemente chiusa. Il messaggio di assenza esiste per evitare questo silenzio: invia automaticamente una risposta che conferma la ricezione del messaggio e comunica quando potrai rispondere. È un modo semplice per gestire le aspettative e dare un’impressione di professionalità anche fuori orario.

Cos’è il messaggio di assenza di WhatsApp Business

Il messaggio di assenza è una risposta automatica che WhatsApp Business invia quando ricevi un messaggio in un periodo che hai definito come fuori orario. Puoi scegliere di attivarlo sempre fuori dagli orari di lavoro, secondo una pianificazione personalizzata, oppure manualmente quando sei in ferie o non disponibile. Il testo è unico e identico per tutti, e viene inviato una sola volta per conversazione entro la finestra di inattività, per non risultare ripetitivo.

Come impostare il messaggio di assenza

La configurazione si trova tra gli strumenti per le aziende e richiede pochi passaggi.

• Vai su Impostazioni, poi Strumenti per le aziende e scegli Messaggio di assenza
• Attiva l’opzione e scrivi il testo che vuoi inviare automaticamente
• Imposta la pianificazione: sempre, programmata su orari specifici o personalizzata
• Scegli a chi inviarlo, ad esempio a tutti o solo ai contatti non in rubrica
• Salva: da quel momento il messaggio partirà in automatico nei periodi indicati

Vale la pena coordinare il messaggio di assenza con quello di benvenuto, che si invia al primo contatto: insieme danno al cliente un’accoglienza coerente sia che scriva in orario sia che lo faccia di notte.

Esempi di messaggio di assenza per settore

Un buon messaggio di assenza è breve, dice quando tornerai disponibile e, dove possibile, lascia al cliente un’indicazione utile. Ecco alcuni esempi adattabili.

• Negozio: Grazie per averci scritto. In questo momento siamo chiusi. Ti risponderemo domani a partire dalle 9. Per gli orari completi rispondi orari.
• E-commerce: Abbiamo ricevuto il tuo messaggio. Il nostro servizio clienti è attivo dal lunedì al venerdì dalle 9 alle 18 e ti risponderà al più presto. Per lo stato di un ordine, indicaci il numero d’ordine.
• Studio o servizi: Grazie per il tuo messaggio. Siamo fuori orario di ricevimento. Ti ricontatteremo nel prossimo giorno lavorativo. Per urgenze, lascia un recapito telefonico.
• Ristorante: Ciao e grazie per averci scritto. Per prenotazioni ti risponderemo all’apertura. Se preferisci, puoi prenotare anche durante il servizio dalle 19 alle 23.

Mantieni un tono coerente con la tua attività e indica sempre un riferimento temporale concreto. Un messaggio che dice solo siamo assenti senza precisare quando si torna disponibili lascia il cliente nell’incertezza, che è proprio ciò che volevi evitare.

Il limite del messaggio di assenza: rimanda, non risolve

Il messaggio di assenza ha un confine preciso: comunica che non sei disponibile, ma non risponde alla domanda del cliente. Chi scrive di notte per sapere se un prodotto è disponibile, quanto costa una consegna o se può prenotare per il giorno dopo riceve solo un cortese rinvio. Per molte attività questo significa perdere proprio le richieste che arrivano quando i concorrenti sono chiusi e il cliente è più propenso a decidere.

La differenza con un’AI che risponde davvero di notte

C’è una differenza sostanziale tra dire torno domani e rispondere subito alla domanda. Un assistente AI, addestrato sulle informazioni della tua attività, può rispondere nel cuore della notte a una richiesta sui prezzi, sugli orari o sulla disponibilità di un prodotto, gestire una prenotazione o raccogliere i dati di un nuovo contatto, e passarti la conversazione la mattina dopo già pronta. Il cliente non riceve un rinvio, ma una risposta concreta nel momento in cui ne ha bisogno.

Con SendApp puoi sostituire il semplice messaggio di assenza con un’AI che risponde ai clienti su WhatsApp anche di notte e nei giorni di chiusura, gestendo le domande ricorrenti e lasciandoti le conversazioni pronte al tuo ritorno. Mantieni sempre il controllo: l’AI risponde in autonomia, ma puoi intervenire quando preferisci.

Buone pratiche per gestire l’assenza

• Indica sempre un orario concreto in cui il cliente riceverà risposta
• Coordina messaggio di assenza e messaggio di benvenuto per un’accoglienza coerente
• Aggiorna il testo in occasione di ferie, festività o orari straordinari
• Evita risposte generiche che non danno alcuna indicazione utile
• Se ricevi molte richieste fuori orario, valuta un’AI che risponda davvero invece di rimandare

Il messaggio di assenza è il primo passo per non lasciare i clienti senza riscontro. Ma se la tua attività riceve domande proprio quando sei chiuso, vale la pena chiedersi se rimandare sia abbastanza: rispondere subito, anche di notte, è spesso ciò che trasforma un contatto curioso in un cliente.